In dit rapport worden de resultaten van een onderzoek, uitgevoerd bij de Bouwdienst Rijkswaterstaat, beschreven. De Bouwdienst is het ingenieursbureau, dat als onderdeel van Rijkswaterstaat. binnen. het~ van Verkeer en Waterstaat diensten levert voor de uitvoering van taken van Rijkswaterstaat. De Bouwdienst bestaat uit vier hoofdafdelingen en vijf stafafdelingen. Hiervan is de stafafdeling Kwaliteitszorg er één, waarvoor dit onderdeel is uitgevoerd. Binnen de Bouwdienst hebben twee gebeurtenissen uit het verleden geleid tot onduidelijkheid (op dit moment) over de wijze van toetsing en auditing van opdrachtnemers. De gebeurtenissen betreffen een besluit over en de. invoering van de Toetsingsfilosofie, en een besluit over het uitvoeren van externe audits. Medewerkers van de Bouwdienst voeren naast (systeem)toetsen in het kader van de contractbeheersing ook Externe audits uit, terwijl hiervoor geen beleid is vastgesteld. De wijze van toetsing en auditing hebben enige raakvlakken, echter er zijn ook wezenlijke verschillen. De huidige onduidelijkheid komt vooral voort uit het feit dat in de praktijk het doel van een systeemtoets 'contractbeheersing' best past binnen het formele kader van een Externe audit Op basis van het probleem zijn voor het onderzoek de volgende doelen geformuleerd: • Bepalen hoe in de toekomst besluitvormings- en veranderingsprocessen zodanig kunnen worden vormgegeven, dat ze succesvoller verlopen en sneller tot het gewenste doel leiden; • Bepalen hoe de huidige inhoudelijke onduidelijkheden inzake toetsing en auditing kunnen worden weggenomen en vervolgens deze onduidelijkheden ook daadwerkelijk wegnemen. Tijdens het onderzoek zijn interviews met medewerkers gehouden en ook is er een dossier- en literatuuronderzoek gehouden. Op basis van de resultaten uit de interviews, dossier- en literatuuronderzoek zijn aanbevelingen gedaan ten aanzien van de besluitvorming in de toekomst. Daarnaast zijn op basis van interviews, dossier- en literatuuronderzoek voorstellen gedaan om de huidige onduidelijkheden weg te nemen. Ten aanzien van besluitvorming binnen de Bouwdienst zijn de volgende aanbevelingen gedaan: • In een vroeg stadium dient er communicatie (inzicht in de noodzaak) plaats te vinden tussen initiatiefnemer en beslisser, waarbij met name gedeelde probleemervaring (focussen op doet en noodzaak in plaats van op instrumentarium) een belangrijke rol speelt Gedeelde probleemervaring vergroot de kans op een succesvol besluit • Bovendien zorgt communicatie voor inzicht in de wijze van veranderen nadat een besluit is genomen en geeft het inzicht in bet gewenste gedrag voor een nieuwe situatie. • Betrokkenheid van alle belangengroepen (actieve opstelling van het topmanagement maar ook actieve betrokkenheid van medewerkers) bij het zoeken naar oplossingen (mee laten denken over alternatieven). Dit geeft met name. medewerkers de kans ervaring op te doen met probleemoplossing en veranderingsprocessen c.q. beslismoment dient juist gekozen te worden (eventueel in overleg met het~). waarbij de 'agenda van dat moment' een grote invloed heeft op een besluit. Ten aanzien van de problemen zijn de volgende aanbevelingen gedaan: • De systeemtoets in de toekomst te handhaven. Deze dient als beoordeling van de toepassing van algemene kwaliteitsprocedures binnen de context van het project. De systeemtoets blijft essentieel onderdeel van de contractbeheersing. De Contractgemachtigde plant en voert deze uit en is niet gebonden aan formele procedures conform de NEN-ISO 10011. Aanvullend wordt hierbij het volgende voorgesteld ten aanzien van het uitvoeren en van Externe audits: · • Een experiment met externe audits op te starten en te onderzoeken of een externe audit (Conform de NEN-ISO 10011 kan worden ingezet met als doel kwaliteitsverbetering te bereiken. Dit geldt voor technisch complexe enIof innovatieve werken of bij onbekendheid met een opdrachtnemer. Ook kan een dergelijke audit een bijdrage leveren bij het evalueren van de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De verantwoordelijke voor dergelijke Externe audits is vooralsnog de opdrachtgever. Tenslotte is. het mogelijk een Externe audit in te zetten bij een aanbesteding met voorafgaande selectie ka, mits hiervoor een eenduidig beleid wordt vastgesteld, een onafhankelijk onderzoek de geschiktheid van een opdrachtnemer toetsen. • Een derde aanbeveling betreft de kermis en kunde. die noodzakelijk is voor zowel de uitvoering van systeemtoetsen als voor Externe audits. Het is aan te bevelen om een poule van medewerkers aan te stelen, die voldoende zijn opgeleid voor het assisteren bij het uitvoeren van systeemtoetsen (op verzoek van de Contractgemachtigde) en voor het uitvoeren van Externe audits. Door regelmatige afstemming ontstaat een uniforme werkwijze en kalibratie. • Voorgesteld wordt deze aanbevelingen en conclusies te bespreken met kwaliteitsdeskundigen en ze vervolgens voor te leggen aan het management. (Author/publisher)
Samenvatting